Ausbildungs-ABC – Folge 25: Tücken im E-Mail-Verkehr Jobstarter | 05.07.2022 | Pascal Lienhard
Es gibt wohl kaum einen Bürojob, in dem E-Mails nicht zum Alltag gehören. Das Arbeiten mit Mails ist kinderleicht, möchte man meinen: Hier eine Anfrage, schnell eine Antwort schreiben, vielleicht noch eben den Chef ins CC setzen. Aber ganz so einfach und problemlos läuft das nicht immer. Pascal Lienhard hat drei Tücken gesammelt, an die man denken sollte.
1. Tücke: Vergessene Mails. Fangen wir mit dem Klassiker an: Über einen Tag kommen manchmal so viele Mails an, dass man schon mal den Überblick verlieren kann. Hier die Anfrage eines Kunden, dort die Antwort auf eine wichtige Anfrage, kurz darauf die Frage des Kollegen, wohin es denn in der Mittagspause gehen soll. Tipp: Einfach nicht beantwortete Mails mit bunten Fähnchen markieren und immer mal wieder nachprüfen, welche Nachrichten schnell beantwortet werden müssen – und welche noch ein bisschen warten können. Das liefert einen besseren Überblick und verhindert, dass sich jemand vergessen fühlt.
2. Tücke: Schweigender Empfänger. Es ist keine Seltenheit: Man wartet auf eine wichtige Antwort. Schließlich soll das Thema noch heute abgeschlossen werden. Doch die Minuten und Stunden verfliegen und noch immer fehlt die Nachricht. Langsam steigt die Nervosität. Es hilft, daran zu denken, dass das digitale Gegenüber wahrscheinlich auch gerade einen stressigen Tag hat und die Mail einfach untergegangen ist. Es klingt old school, ist aber manchmal unerlässlich: Der Griff zum Telefon. Je früher man nachfragt, desto stressfreier wird es – für alle Beteiligten.
3. Tücke: Richtige Person. Wem es einmal passiert ist, wird in Zukunft doppelt aufpassen: Man glaubt einer Person zu schreiben, aber aus irgendeinem Grund ist es eine andere Adresse, an die die Nachricht geht. Auch im CC kann schnell mal eine Adresse landen, die dort nicht hingehört. Das ist im besten Fall peinlich, im schlimmsten Fall hat man betriebliche Infos nach außen getragen. Deshalb: Immer vorm Versenden noch einmal checken, an wen die Mail grade geht.
Name // Pascal Lienhard
Alter // 29 Jahre
Beruf // Volontär, erstes Ausbildungsjahr
Betrieb // chilli Freiburg
Foto: © tln
